의무관리대상 공동주택의 관리주체는 장부와 증빙서류를 보관해야 합니다. 관리비등의 징수·보관·예치·집행 같은 거래를 월별로 적은 장부와 증빙서류는 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관합니다. 입주자등이 열람을 요구하거나 자기 비용으로 복사를 요구하면 관리주체는 관리규약으로 정하는 바에 따라 응해야 합니다. 다만 개인정보처럼 요구 대상에서 빠지는 정보도 있어, 무엇을 어떻게 요구할 수 있는지 구분해 두어야 합니다.
장부와 증빙서류 보관 의무는 관리주체에게 있습니다
공동주택관리법 제27조 제1항은 의무관리대상 공동주택의 관리주체에게 장부 및 증빙서류를 보관할 의무를 둡니다. 보관 의무를 지는 쪽은 관리주체이며, 입주자 개인이 아닙니다. 따라서 장부를 보고 싶다면 보관하고 있는 관리주체를 상대로 요구하게 됩니다.
보관 기간은 서류의 종류에 따라 시작하는 날이 다릅니다. 관리비등을 거두고 보관하고 예치하고 집행하는 모든 거래에 관해 월별로 작성한 장부와 그 증빙서류는 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관합니다. 주택관리업자 및 사업자 선정과 관련한 증빙서류는 제7조 및 제25조에 따른 것이며, 해당 계약 체결일부터 5년간 보관합니다.
관리주체는 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제2호에 따른 정보처리시스템을 통해 장부와 증빙서류를 작성하거나 보관할 수도 있습니다. 그러므로 서류가 종이가 아니라 전산으로 보관되어 있을 수 있습니다.
| 서류 | 보관 기간의 시작 | 보관 기간 |
|---|---|---|
| 관리비등의 징수·보관·예치·집행 등 모든 거래에 관해 월별로 작성한 장부와 증빙서류 | 해당 회계연도 종료일 | 5년간 |
| 주택관리업자 및 사업자 선정 관련 증빙서류(제7조·제25조에 따른 것) | 해당 계약 체결일 | 5년간 |
같은 5년이라도 시작하는 날이 다릅니다. 월별 장부는 회계연도 종료일부터, 업체 선정 증빙서류는 계약 체결일부터 셉니다.
입주자등은 열람과 복사를 요구할 수 있습니다
법 제27조 제3항에 따르면 입주자등이 장부나 증빙서류, 그 밖에 대통령령으로 정하는 정보의 열람을 요구할 수 있습니다. 자기의 비용으로 복사를 요구하는 것도 가능합니다. 이 요구를 받으면 관리주체는 관리규약으로 정하는 바에 따라 응해야 하는 의무가 있습니다.
복사에 드는 비용은 요구하는 입주자등이 부담합니다. 관리주체가 복사 비용을 대신 내 주어야 하는 구조가 아닙니다.
열람과 복사에 응하는 구체적인 방법은 법이 직접 정하지 않고 관리규약에 맡깁니다. 그래서 요구하기 전에 우리 단지 관리규약에 열람·복사 관련 내용이 어떻게 적혀 있는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 이 글에서 확인한 조문에는 그 세부 절차까지는 나오지 않습니다.
요구 대상에서 빠지는 정보가 있습니다
모든 정보를 열람·복사할 수 있는 것은 아닙니다. 법 제27조 제3항은 두 종류의 정보를 요구 대상에서 제외합니다.
첫째는 「개인정보 보호법」 제24조에 따른 고유식별정보 등 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있는 정보입니다. 둘째는 의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 초래할 우려가 있는 정보입니다.
- 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있는 정보(고유식별정보 등)는 제외됩니다.
- 의사결정과정 또는 내부검토과정에 있어 공개되면 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 줄 우려가 있는 정보는 제외됩니다.
이 점은 법에 명시되어 있습니다.
시행령이 정한 열람·복사 대상 정보
법 제27조 제3항에서 말하는 “대통령령으로 정하는 정보”는 시행령 제28조 제1항에 나옵니다. 제26조에 따른 관리비등의 사업계획, 예산안, 사업실적서 및 결산서가 여기에 해당합니다.
정리하면 입주자등은 장부와 증빙서류뿐 아니라 관리비등의 사업계획, 예산안, 사업실적서, 결산서도 열람이나 복사를 요구할 수 있습니다. 이 요구에도 앞에서 본 제외 정보의 한계와 관리규약에 따른 응답 방법이 적용됩니다.
| 구분 | 내용 | 근거 |
|---|---|---|
| 법에 직접 나온 대상 | 장부, 증빙서류 | 법 제27조 제3항 |
| 시행령이 정한 정보 | 관리비등의 사업계획, 예산안, 사업실적서, 결산서 | 시행령 제28조 제1항 |
요구하지 않아도 공개해야 하는 항목
시행령 제28조 제2항은 열람 요구와 별개로 공개 의무를 정합니다. 관리주체는 정해진 사항을 그 공동주택단지의 인터넷 홈페이지 및 동별 게시판에 각각 공개하거나 입주자등에게 개별 통지해야 합니다. 공개 의무의 주체는 관리주체입니다.
동별 게시판에는 정보의 주요내용을 요약하여 공개할 수 있습니다. 그러니 게시판에 요약본만 붙어 있다면, 인터넷 홈페이지 공개나 개별 통지, 또는 앞에서 본 열람 요구로 전체 내용을 확인하는 방법을 생각해 볼 수 있습니다.
| 호 | 공개 항목 |
|---|---|
| 제1호 | 입주자대표회의의 소집 및 그 회의에서 의결한 사항 |
| 제2호 | 관리비등의 부과명세(제23조제1항부터 제4항까지의 관리비, 사용료 및 이용료 등에 대한 항목별 산출명세) 및 연체 내용 |
| 제3호 | 관리규약 및 장기수선계획·안전관리계획의 현황 |
| 제4호 | 입주자등의 건의사항에 대한 조치결과 등 주요업무의 추진상황 |
| 제5호 | 동별 대표자의 선출 및 입주자대표회의의 구성원에 관한 사항 |
| 제6호 | 관리주체 및 공동주택관리기구의 조직에 관한 사항 |
입주자등의 세대별 사용명세 및 연체자의 동·호수 등 기본권 침해의 우려가 있는 것은 공개 대상에서 제외됩니다.
회계서류 고시와 위반 시 제재는 확인되지 않았습니다
법 제27조 제2항에 따라 국토교통부장관은 회계서류에 필요한 사항을 정하여 고시할 수 있습니다. 이는 할 수 있다는 임의 규정이며, 반드시 고시해야 한다는 뜻이 아닙니다. 이 글은 고시의 내용까지 다루지 않습니다.
보관, 열람, 공개 의무를 어겼을 때의 벌칙은 이 글에서 확인한 법 제27조와 시행령 제28조에 나오지 않습니다. 벌칙이 있는지 없는지는 이 조문만으로 단정하지 않고, 다른 조문은 별도로 확인해야 합니다.
열람·복사를 요구하기 전 확인할 순서
지금까지 내용을 바탕으로 요구하기 전에 점검할 순서를 정리했습니다. 각 단계는 앞에서 본 조문의 내용을 그대로 옮긴 것입니다.
- 우리 단지가 의무관리대상 공동주택인지 확인합니다. 보관 의무는 의무관리대상 공동주택의 관리주체에게 있습니다.
- 관리규약에서 열람·복사에 응하는 방법을 찾아봅니다. 응하는 방법은 관리규약으로 정하는 바에 따릅니다.
- 원하는 자료가 장부, 증빙서류, 또는 관리비등의 사업계획·예산안·사업실적서·결산서 중 무엇인지 정합니다.
- 먼저 인터넷 홈페이지, 동별 게시판, 개별 통지로 공개된 내용이 있는지 봅니다.
- 복사를 요구한다면 비용은 요구하는 사람이 부담한다는 점을 염두에 둡니다.
- 개인정보나 의사결정 중인 정보는 요구 대상에서 빠질 수 있음을 알고 요구합니다.